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Meldepflichten eines Vereins bei Auszahlung von Entgelten

Die Vereinsvertreter haben daher zu veranlassen, dass dem örtlich zuständigen Finanzamt Personen, die bestimmte Leistungen für den Verein erbringen und keine echten Dienstnehmer sind, gemeldet werden.

Zu den Beschäftigten, die seit 2002 unter die Mitteilungspflicht fallen, gehören: 

  1. Vortragende, Lehrende oder Unterrichtende,
  2. alle auf Basis eines freien Dienstvertrages Beschäftigte (Sportler, Trainer, die auf Wettkämpfe vorbereiten und Schiedsrichter, wenn sie im Rahmen eines freien Dienstverhältnisses beschäftigt sind)
  3. sowie Kolporteure und Zeitungszusteller.

Meldepflicht bei mehr als € 900,- pro Jahr

Eine Meldepflicht besteht allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die genannten Beschäftigten pro Jahr mehr als € 900 inklusive allfälliger Reisekostenersätze ohne Umsatzsteuer oder für einzelne Leistungen mehr als € 450  inklusive allfälliger Reisekostenersätze ohne Umsatzsteuer erhalten haben.

Sportvereine, Sportler und Trainer

Bei Sportvereinen sind Sportler und Trainer, die auf Wettkämpfe vorbereiten, und Schiedsrichter häufig als freie Dienstnehmer beschäftigt. Hier gilt die Besonderheit, dass pauschale Aufwandsentschädigungen, die von gemeinnützigen Sportvereinen ausbezahlt werden, bis zu einer Höhe von € 537,78 im Kalendermonat nicht als Entgelt zu betrachten sind. Eine Meldung an das Finanzamt hat daher nur zu erfolgen, wenn in einem Kalendermonat dieser Wert überschritten wird. In diesem Fall sind sämtliche im Kalenderjahr ausbezahlten Beträge in die Mitteilung aufzunehmen (gegebenenfalls somit auch für Monate, in denen die genannte Grenze nicht überschritten wird).
Außerdem ist zu beachten, dass Sportler, Trainer und Schiedsrichter ohne Nachweis einen Betrag von € 75 pauschal als monatliche Werbungskosten abziehen dürfen, was bei Ermittlung oder Meldegrenzen (€ 900 p.a. bzw. € 450/Leistung) ebenfalls berücksichtigt werden kann.

Meldung an das Finanzamt

Die Meldung muss folgende Angaben über den Beschäftigten enthalten:

  • Name, Wohnanschrift, Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum
  • Art der erbrachten Leistung, z.B. Jugendtrainer
  • Kalenderjahr, in dem das Entgelt geleistet wurde,
  • Höhe des Entgeltes und die darauf entfallende ausgewiesene Umsatzsteuer.

Eine gleichlautende Mitteilung muss auch an den Beschäftigten erfolgen.

Vereinsvertretern wird empfohlen, die laufende Buchhaltung am Ende des Jahres auf allfällige meldepflichtige Honorare zu untersuchen. Dabei sollten insbesondere die Konten (Fremdhonorare, Provisionen und Fortbildung) überprüft werden. Falls meldepflichtige Honorare gefunden wurden, ist das Formular „Mitteilung gem. § 109a Einkommensteuergesetz (E 18)“ auszufüllen. Das Formular ist dann einmal an das Finanzamt und einmal an den Honorarempfänger weiterzuleiten. Die Meldung hat bei elektronischer Übermittlung (FinanzOnline) bis Ende Februar des Folgejahres zu erfolgen.




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