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Aufbewahrung von Belegen

Ein wichtiger Bestandteil der modernen Unternehmensführung ist die Optimierung von Lagerkosten. Durch den ständig steigenden Verwaltungsaufwand und die damit in Zusammenhang stehende Flut an aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen wird die Lagerung immer mehr zu einem Kostenfaktor. Durch eine gut strukturierte Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Belegen und Geschäftspapieren können die anfallenden Kosten optimiert werden.

Die gesetzlichen Bestimmungen bieten dabei insoweit Rahmenbedingungen, als diese normieren, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Aus steuerlicher Sicht sind Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege sieben Jahre lang aufzubewahren. Damit endet am 31.12.2014 die 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen und Belege des Jahres 2007. Bevor Sie diese Unterlagen ab dem 1.1.2015 allerdings tatsächlich vernichten, sollten Sie einige Punkte beachten.

Anhängige Verfahren
Sind Ihre Bücher, Aufzeichnungen und Belege in einem anhängigen Verfahren, das die Abgabenerhebung betrifft (wie etwa Beschwerdeverfahren oder auch Betriebsprüfungen) von Bedeutung, verlängert sich für diese Unterlagen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss des Verfahrens.

Umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist
Für Unterlagen, die Grundstücke betreffen, normiert das Umsatzsteuergesetz spezielle Aufbewahrungsfristen. Diese Aufzeichnungen sind wegen allfälliger Vorsteuerkorrekturen 22 Jahre lang aufzubewahren. In Sonderfällen gilt zudem eine Aufbewahrungsfrist von 12 bzw. 22 Jahren.

Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten
Auch nach den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) sind Unterlagen, wie im Steuerrecht, über einen Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren. Diese Frist verlängert sich jedoch solange, als die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind.

Was Sie niemals vernichten sollten

Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung - etwa in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums-, oder Produkthaftungsrecht - dienen, vernichtet werden.

Trifft auf Ihre Unterlagen aus dem Jahr 2007 keine der genannten Eigenschaften zu und haben Sie uns in Zweifelsfragen konsultiert, so bestehen keine Bedenken, Ihre Aufzeichnungen, Bücher, Belege und Geschäftspapiere zu vernichten und wieder hinreichend Platz für die Unterlagen des Jahres 2015 zu schaffen.




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